Organizzare una cena di sostegno: iscrizioni e pagamento online

Basta liste sul bancone e iscritti che non si presentano: il metodo per una cena che si riempie e si paga da sola.

7 min di lettura

Cena di sostegno, pranzo di festa, serata raclette: questi eventi fanno vivere le società locali, ma la loro organizzazione si gioca spesso su un quaderno e qualche telefonata. Ecco come gestire le iscrizioni e l'incasso dall'inizio alla fine, senza passarci le serate.

Aprite le iscrizioni online

Il volantino con un numero di telefono è la garanzia di ricevere chiamate alle 20 durante la cena, SMS e messaggi a ogni ora. E di dover ricontare tutto a mano.

Lasciate piuttosto che i vostri partecipanti si iscrivano da soli, dal divano, all'ora che fa comodo a loro.

Con Benevoo

Basta un codice QR sul volantino o un link sui vostri social
Iscrizione individuale o di gruppo, in pochi secondi
L'indicatore dei posti si aggiorna in tempo reale e si chiude da solo quando è tutto pieno

Vedere le iscrizioni alle attività

Incassate al momento dell'iscrizione

Ogni anno alcuni iscritti non vengono, e sono altrettanti pasti ordinati per niente. Il pagamento anticipato cambia tutto: il posto è saldato già all'iscrizione.

E poiché le persone hanno già pagato, si presentano molto più volentieri. Il vostro incasso è assicurato, indipendentemente dal tempo del giorno stesso.

Con Benevoo

Pagamento con TWINT o carta, incassato già all'iscrizione
Nessuna perdita in caso di assenza: siete già pagati
Un riepilogo finanziario segue i vostri incassi in tempo reale
Se lo consentite, il partecipante può anche pagare sul posto
Una donazione si aggiunge all'importo con un clic

Ponete le domande giuste

Quanti dessert ordinare? Quanti menù vegetariani? Senza l'informazione, ordinate a caso, e buttate via o restate a corto.

Ponendo le vostre domande direttamente nel modulo, sapete esattamente cosa prevedere, ancora prima del primo boccone.

Con Benevoo

Aggiungete le vostre domande al modulo (dessert, dieta, taglia della t-shirt...)
Un riepilogo automatico delle risposte, con le percentuali
Ogni persona di un gruppo può rispondere individualmente

Sistemate gli invitati a tavola

Oltre qualche tavolo, lasciare che ognuno si sieda dove vuole significa famiglie separate e posti persi. Un piano dei tavoli preparato in anticipo rende più scorrevole tutto l'inizio della serata.

Disegnate la vostra sala, poi lasciate che Benevoo sistemi i gruppi di iscritti. Se preferite, gli invitati scelgono da soli il loro posto iscrivendosi.

Con Benevoo

La vostra sala disegnata: tavoli rotondi o lunghi, palco, bar
Sistemazione automatica, famiglie e gruppi restano uniti
Gli invitati possono anche scegliere il loro posto iscrivendosi
PDF « chi è a quale tavolo » per l'accoglienza

Leggere la guida al piano dei tavoli

Seguite le iscrizioni in tempo reale

Il giorno stesso, nessuno chiede più « dov'è la lista? ». Tutte le iscrizioni sono nello stesso posto, accessibili da qualsiasi dispositivo.

Vedete chi si è iscritto, quanti posti restano, e potete aggiungere voi stessi un'iscrizione dell'ultimo minuto.

Con Benevoo

Lista degli iscritti aggiornata in tempo reale, su telefono come su computer
Aggiungete una persona a mano se serve, fissate una scadenza e un'età minima
Esportazione Excel e PDF con un clic
Il giorno dell'evento, il biglietto QR di ogni iscritto si scansiona all'ingresso

Riempite l'edizione successiva con un'email

La vostra cena ha riunito centoventi persone quest'anno? Non ripartite da zero l'anno prossimo. I partecipanti che hanno accettato di essere ricontattati sono il vostro miglior archivio.

Un'email, e il vostro evento è mezzo pieno ancora prima di aver affisso un volantino.

Con Benevoo

Riutilizzate la lista dei partecipanti dell'anno precedente
Inviate un'email promozionale con pochi clic
La vostra base di contatti cresce a ogni edizione

Pronti a riempire la vostra prossima cena?

Benevoo gestisce le iscrizioni, incassa online, raccoglie le vostre domande e ricontatta i vostri partecipanti. Un'unica piattaforma svizzera, pensata da organizzatori sul campo.

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