Fare il piano dei tavoli di una cena: il metodo

Un piano dei tavoli non si costruisce con un totale, ma con dei gruppi. Una famiglia di quattro, una società di otto, una coppia: è questo che decide la forma di ogni tavolo.

Chiedete quindi alle persone di iscriversi insieme, in gruppo, piuttosto che ognuno per conto suo. Saprete subito chi vuole sedere con chi.

La pianta migliore del mondo non serve a nulla se non corrisponde alla sala. Annotate ciò che non si sposta: il palco, il bar, gli ingressi, poi il mobilio di cui disponete davvero.

Tavoli rotondi o lunghi, file di sedie: annotate quanti posti ha ogni tavolo. È questo numero che farà stare, o no, i vostri gruppi.

Prima di sistemare chiunque, confrontate due numeri: i posti disegnati e le persone da far sedere. Se mancano posti, meglio saperlo adesso che la sera stessa.

Prevedete anche un po' di margine: un tavolo mezzo vuoto è meglio di un gruppo diviso in due all'ultimo momento.

Sistemare cento persone a mano è una serata di rompicapi: si sposta una famiglia, poi un'altra, e tutto è da rifare. Iniziate con una ripartizione automatica, poi mantenete il controllo per i casi particolari.

I ritocchi si fanno poi uno per uno: avvicinare due famiglie amiche, allontanare un tavolo dall'impianto audio, lasciare un posto libero vicino all'uscita.

Per una cena di gala o una serata con spettacolo, gli invitati amano scegliere dove sedersi. Lasciare loro questa scelta vi risparmia anche le richieste dell'ultimo minuto.

Il principio è quello del cinema: ognuno vede i posti liberi e prende i suoi iscrivendosi. Voi mantenete il controllo della pianta.

La sera, l'accoglienza è il momento più intenso. Ogni invitato deve trovare il suo tavolo in pochi secondi, senza che dobbiate cercare in una lista.

Esponete la pianta all'ingresso, tenete a portata di mano la lista « chi è a quale tavolo » e prevedete una persona all'accoglienza per orientare gli invitati.