Le planning de vos membres, monté en quelques minutes
Les disponibilités arrivent par WhatsApp, vos règles s'appliquent, et chacun reçoit ses créneaux.
Démonstration gratuite et sans engagement
Un planning visuel et intuitif
Construisez votre planning en quelques minutes, pas en quelques heures.
10 postes, 4 jours, 5 créneaux par poste, ça fait 200 tranches horaires. Avec Benevoo, vous créez vos catégories avec des couleurs et des icônes, puis vous définissez vos créneaux d'un simple glissement, au quart d'heure près.
- Catégories avec couleurs, icônes et descriptions multilingues
- Créneaux créés par glisser-déposer
- Effectif requis défini tranche par tranche : 2 au bar, 6 en cuisine...
- Membres importés depuis Excel : jusqu'à 10 000 lignes d'un coup
- Créneaux flexibles : quelqu'un de disponible une partie du créneau est quand même placé
- Reprenez les créneaux d'une autre manifestation ou de votre module Bénévoles
Chacun reçoit son questionnaire automatiquement
Le questionnaire part automatiquement : vos membres cochent leurs disponibilités en 30 secondes, depuis leur canapé.
Chaque membre reçoit un lien personnel, coche ses disponibilités et répond à vos questions, sans compte et sans application. De votre côté, vous regardez les réponses tomber.
- Envoi WhatsApp avec repli SMS automatique : personne n'est oublié
- Questionnaire en 4 langues : français, allemand, italien, anglais
- Dispos par période (matin, après-midi, soir, nuit) ou plages précises, plus vos questions personnalisées
- Relances en un clic, accusés envoyé / livré / lu
Vous choisissez qui travaille chez vous
Les candidats postulent en ligne. Rien n'entre dans votre planning tant que vous n'avez pas dit oui.
Activez le mode candidature sur votre formulaire : chaque personne indique ses postes préférés et ses disponibilités, et répond à vos questions. Vous examinez chaque fiche, acceptez ou refusez en un clic, et la réponse part toute seule par email. La personne acceptée rejoint le groupe de votre choix, disponibilités comprises.
- Fiche complète : coordonnées, postes préférés, disponibilités, réponses
- Accepter ou refuser en un clic, réponse envoyée par email
- La personne acceptée rejoint directement le bon groupe
- Candidatures refusées conservées d'une manifestation à l'autre
Vos inscriptions, directement sur votre site
Copiez un code, collez-le sur votre site : vos visiteurs s'inscrivent sans jamais le quitter.
Votre société a déjà son site ? Gardez-y vos visiteurs. Depuis la page de votre manifestation, copiez le code d'intégration et collez-le dans n'importe quelle page : le formulaire Benevoo s'y affiche, prend tout seul la bonne hauteur et reste toujours à jour.
- Inscription des bénévoles, des activités ou du planning de travail
- Toutes vos activités, ou une seule
- Le bloc s'adapte automatiquement à la hauteur de son contenu
- Fonctionne sur tout site qui accepte un bloc de code HTML
Le planning obéit à vos règles
Emma toujours avec Julie, Paul responsable du bar, Jean jamais en cuisine : dites-le une fois, le planning s'y plie.
Deux membres à séparer, un binôme inséparable, un responsable par poste, une catégorie interdite à quelqu'un : chaque exigence se crée en deux clics. À la génération, Benevoo place chacun selon les dispos ET les règles, et vous prévient si deux règles se contredisent.
- Interdictions, obligations, souhaits : chaque exigence devient une règle
- Personnes incompatibles, binômes inséparables, responsable par catégorie
- Heures max, repos minimum, jours autorisés, tags obligatoires : permis, majeur...
- Conflits entre règles détectés et expliqués avant la génération
- Fermetures équilibrées : ce ne sont plus toujours les mêmes qui ferment le bar
Un clic, et le planning est créé automatiquement
Dispos respectées, règles appliquées, heures égalisées : personne ne pourra dire que c'est injuste.
Fini les soirées de casse-tête : l'algorithme répartit les créneaux en égalisant les heures de chacun, à quelques minutes près. Un membre à déplacer ? Tout s'ajuste en glisser-déposer, et les compteurs suivent.
- Disponibilités et règles respectées à 100 %
- Heures égalisées entre membres : une équité optimale, prouvée par le calcul
- Retouche libre en glisser-déposer, les compteurs suivent instantanément
- De nouvelles réponses ? Complétez le planning sans écraser l'existant
Chacun reçoit ses créneaux sur WhatsApp
Un bouton, et vos 34 membres reçoivent chacun leurs créneaux. Vous voyez qui a reçu, qui a lu.
Chaque membre reçoit uniquement ses créneaux, les ajoute à son calendrier en un geste et garde un lien vers le planning complet, toujours à jour. Le tableau de suivi vous dit qui a reçu, qui a lu, qui relancer.
- Message personnel : chacun ne voit que ses propres créneaux
- Repli SMS automatique pour les membres sans WhatsApp
- Suivi précis envoyé / livré / lu : vous savez où vous en êtes
- Lien public du planning complet, à jour même après vos retouches
- Ajout au calendrier en un geste, directement depuis le message
Un empêchement ? Ils s'arrangent entre eux
Julie ne peut plus le samedi, Marc peut : ils échangent leurs créneaux sans un seul appel au comité.
Depuis son lien personnel, chaque membre propose de céder son créneau ou de l'échanger contre celui d'un autre. La personne reçoit la demande sur WhatsApp et accepte ou refuse en un geste. Tant qu'elle n'a pas répondu, rien ne bouge ; dès qu'elle accepte, le planning se met à jour tout seul.
- Donner sa place, ou échanger deux créneaux
- Demande reçue sur WhatsApp, suivi envoyé, distribué, lu
- Rien ne change sans l'accord des deux personnes
- Chaque échange reste visible dans la fiche du membre
Des badges à votre image, imprimés pour vous
Photo, logo, fond à thème : vous créez vos badges en quelques clics, nous les imprimons et vous les envoyons.
Choisissez un fond parmi plus de cinquante thèmes (montagne, football, fanfare, vignoble...) ou importez le vôtre, ajoutez votre logo et la photo de chacun. L'aperçu correspond exactement au badge imprimé. Commandez ensuite vos cartes PVC avec QR code, cordon inclus : Benevoo les fabrique et vous les livre, prêtes à porter.
- Plus de 50 fonds à thème, ou votre propre image
- La photo de chacun, déposée par la personne elle-même
- Recto ou recto-verso, en couleur ou en noir et blanc
- Cartes PVC avec QR code et cordon, livrées ou à retirer
- Le même QR code sert au pointage et aux bons le jour J
Un scan, et tout est réglé
Le badge devient la clé de chacun : présence, bons boissons et accès aux zones, en un seul geste.
Le jour J, scannez le badge avec n'importe quel téléphone. Benevoo reconnaît la personne, valide sa présence sur son créneau, décompte ses bons (boisson, repas, cagnotte) et vous dit en grand si elle peut entrer dans une zone contrôlée : backstage, bar, caisse.
- Présence validée sur le bon créneau, en un geste
- Bons boisson, repas ou cagnotte en francs, reçus en PDF et décomptés au scan
- Zones d'accès : autorisé ou refusé, avec le motif affiché
- Journal des contrôles : qui est entré où, et à quelle heure
- Aucune application à installer : le navigateur du téléphone suffit
Vos cotisations rentrent toutes seules
Un lien de paiement par membre, TWINT ou carte : vous voyez en direct qui a payé et vous relancez les autres en un clic.
Créez votre cotisation avec un montant unique ou une grille (membre actif, junior, soutien...), ou demandez à chacun un montant libre pour un voyage ou un repas. Chaque membre reçoit son lien personnel et paie en quelques secondes. Le suivi se met à jour tout seul et l'argent vous est reversé.
- Montant unique ou grille de postes selon le profil
- Demandes de paiement libres : voyage, repas, équipement
- TWINT, carte ou QR-facture
- Payés, en retard : relance des impayés en un clic
- Payé en espèces ? Marquez-le payé à la main
Les heures de chacun, noir sur blanc
Le décompte des heures se calcule tout seul : exportez-le en PDF quand le comité le demande.
Total par membre, détail par catégorie, vue d'ensemble de la manifestation : tout découle automatiquement du planning. Un clic suffit pour sortir un PDF propre à archiver ou à distribuer.
- Heures travaillées calculées automatiquement pour chaque membre
- Détail par catégorie : qui a tenu le bar, qui était au montage
- Export PDF du planning complet et du décompte d'heures
- Historique conservé pour valoriser vos fidèles d'année en année
- Heures hors manifestation (montage, nettoyage) comprises dans le décompte
Solution suisse et fribourgeoise