Vos questions sur l'organisation de votre manifestation

Benevoo est une plateforme web suisse pour organiser une manifestation de A à Z : inscription des bénévoles, inscriptions aux activités (souper, tournoi, sortie) avec paiement en ligne, planning de travail, présences et communication.

Aux organisateurs de manifestations locales : jeunesses, sociétés locales (tir, musique, gymnastique), clubs sportifs, festivals et communes. Que votre événement réunisse 20 ou 2000 bénévoles.

En français, allemand, italien et anglais. Vos bénévoles et participants voient les pages publiques dans leur langue.

Oui. Depuis la page de votre manifestation, copiez le code d'intégration et collez-le sur votre site : le formulaire s'y affiche et prend tout seul la bonne hauteur. Cela fonctionne pour les bénévoles, les activités et le planning de travail.

Vous pouvez commencer gratuitement : le compte gratuit permet de publier vos manifestations et de gérer vos membres et vos cotisations, sans abonnement. Pour l'inscription des bénévoles, les activités sur inscription ou le planning de travail, vous choisissez un forfait, à l'événement ou à l'année : le prix dépend du forfait et des modules choisis. Le détail se trouve sur la page Tarifs.

Oui. Sans abonnement, vous publiez vos manifestations dans l'agenda public (jusqu'à 10 par an), vous gérez vos membres dans vos groupes et vous envoyez vos cotisations avec un lien de paiement par membre.

Oui. Vous pouvez choisir un forfait à l'événement, sans engagement, ou un forfait annuel si vous organisez plusieurs manifestations dans l'année.

Non. L'inscription d'un bénévole est entièrement gratuite : il ne paie rien pour s'inscrire.

Oui. Vous pouvez créer un compte gratuit pour publier vos manifestations et gérer vos membres et vos cotisations, sans abonnement. Pour découvrir les modules payants, nous proposons une démonstration gratuite et sans engagement. Un besoin particulier ? Écrivez-nous : on trouve toujours une solution pour vous lancer sereinement.

Vous partagez un lien ou un QR code. Le bénévole choisit ses créneaux et s'inscrit seul, en 30 secondes, sans créer de compte. Vous suivez le remplissage en temps réel.

Oui. Déposez votre fichier Excel ou CSV : Benevoo reconnaît les colonnes, signale les erreurs et les doublons, puis range vos contacts dans votre carnet de bénévoles. Vous pouvez ensuite leur écrire par email ou par SMS.

Oui. Depuis votre téléphone, vous cochez les bénévoles présents ou vous scannez le QR code de leur badge, et vous voyez en temps réel qui est là, qui manque et quels postes sont en sous-effectif.

Oui. Vous créez vos badges avec la photo de chacun, votre logo et un fond à thème, puis vous les imprimez vous-même en PDF ou vous commandez des cartes PVC avec QR code, cordon inclus. Le jour J, ce QR code sert au pointage et aux bons boisson ou repas.

Oui. Benevoo envoie un rappel WhatsApp automatique avant le créneau, avec bascule sur SMS si la personne n'a pas WhatsApp.

Oui. Pour un souper, un tournoi ou une sortie, les participants s'inscrivent et paient en ligne par TWINT ou par carte. Le paiement est encaissé au moment de l'inscription. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi leur laisser le choix de payer sur place.

Des frais de transaction de 2,5 % + 0,30 CHF, tout compris, sont prélevés sur chaque paiement encaissé en ligne, pour une activité comme pour une cotisation. Le montant net vous est reversé. Un paiement que vous notez vous-même (espèces, virement) n'a aucun frais.

Les montants encaissés vous sont reversés au plus tard 30 jours après la fin de la manifestation.

Oui. Dessinez votre salle (tables rondes ou longues, rangées de chaises, scène), et Benevoo place automatiquement les groupes d'inscrits en gardant les familles ensemble. Vous pouvez aussi laisser vos invités choisir leur place en s'inscrivant, puis imprimer le plan et la liste « qui est à quelle table ».

Vous créez vos catégories et vos créneaux, vous récoltez les disponibilités de vos membres, vous posez vos règles, et Benevoo répartit les créneaux en égalisant les heures. Chacun reçoit son planning personnel.

Oui. Vous envoyez un lien par WhatsApp. Chaque membre indique ses disponibilités, et le planning se construit à partir de ces réponses.

Oui, même avec un compte gratuit, sans abonnement. Créez une cotisation avec un montant unique ou une grille selon le profil : chaque membre reçoit son lien de paiement personnel par WhatsApp ou par SMS et paie par TWINT, carte ou QR-facture. Vous voyez qui a payé et relancez les autres en un clic.

En Suisse, chez Infomaniak (Genève).

Oui. Les données sont hébergées en Suisse et traitées conformément à la loi suisse sur la protection des données (nLPD). Le détail figure dans la politique de confidentialité.

Benevoo est édité par Innova Web Bühlmann, une entreprise fribourgeoise. Découvrez notre histoire sur la page À propos.