Organiser un souper de soutien : inscriptions et paiement en ligne

Fini les listes sur le coin du bar et les inscrits qui ne viennent pas : la méthode pour un souper qui se remplit et se paie tout seul.

7 min de lecture

Souper de soutien, repas de fête, soirée raclette : ces événements font vivre les sociétés locales, mais leur organisation se joue souvent sur un carnet et quelques appels. Voici comment gérer les inscriptions et l'encaissement de bout en bout, sans y passer vos soirées.

Ouvrez les inscriptions en ligne

Le flyer avec un numéro de téléphone, c'est l'assurance de recevoir des appels à 20h pendant le repas, des SMS et des messages à toute heure. Et de tout recompter à la main.

Laissez plutôt vos participants s'inscrire seuls, depuis leur canapé, à l'heure qui les arrange.

Avec Benevoo

Un QR code sur le flyer ou un lien sur vos réseaux suffit
Inscription individuelle ou en groupe, en quelques secondes
La jauge de places se met à jour en temps réel et se ferme automatiquement quand c'est complet

Voir les inscriptions aux activités

Encaissez au moment de l'inscription

Chaque année, des inscrits ne viennent pas, et c'est autant de repas commandés pour rien. Le paiement à l'avance change tout : la place est réglée dès l'inscription.

Et comme les gens ont déjà payé, ils se déplacent bien plus volontiers. Votre recette est assurée, peu importe la météo du jour J.

Avec Benevoo

Paiement par TWINT ou par carte, encaissé dès l'inscription
Aucune perte en cas d'absence : vous êtes déjà payé
Un récapitulatif financier suit vos encaissements en temps réel
Si vous l'autorisez, le participant peut aussi payer sur place
Un don s'ajoute en un clic au montant

Posez les bonnes questions

Combien de desserts commander ? Combien de menus végétariens ? Sans l'information, vous commandez au pif, et vous jetez ou vous manquez.

En posant vos questions directement dans le formulaire, vous savez exactement quoi prévoir, avant même le premier coup de fourchette.

Avec Benevoo

Ajoutez vos propres questions au formulaire (dessert, régime, taille de t-shirt...)
Un résumé automatique des réponses, avec les pourcentages
Chaque personne d'un groupe peut répondre individuellement

Placez vos invités à table

Au-delà de quelques tables, laisser chacun s'asseoir où il veut, c'est l'assurance de familles séparées et de places perdues. Un plan de table préparé à l'avance rend tout le début de soirée plus fluide.

Dessinez votre salle, puis laissez Benevoo asseoir les groupes d'inscrits. Si vous préférez, vos invités choisissent eux-mêmes leur place en s'inscrivant.

Avec Benevoo

Votre salle dessinée : tables rondes ou longues, scène, bar
Placement automatique, familles et groupes restent réunis
Vos invités peuvent aussi choisir leur place en s'inscrivant
PDF « qui est à quelle table » pour l'accueil

Lire le guide du plan de table

Suivez les inscriptions en temps réel

Le jour J, plus personne ne demande « elle est où, la liste ? ». Toutes les inscriptions sont au même endroit, accessibles depuis n'importe quel appareil.

Vous voyez qui s'est inscrit, combien de places restent, et vous pouvez ajouter vous-même une inscription de dernière minute.

Avec Benevoo

Liste des inscrits à jour en temps réel, sur téléphone comme sur ordinateur
Ajoutez une personne à la main si besoin, fixez une date limite et un âge minimum
Export Excel et PDF en un clic
Le jour J, le billet QR de chaque inscrit se scanne à l'entrée

Remplissez l'édition suivante en un email

Votre souper a réuni cent vingt personnes cette année ? Ne repartez pas de zéro l'an prochain. Les participants qui ont accepté d'être recontactés forment votre meilleur fichier.

Un email, et votre événement est à moitié rempli avant même d'avoir collé un flyer.

Avec Benevoo

Réutilisez la liste des participants de l'année précédente
Envoyez un email promotionnel en quelques clics
Votre base de contacts s'enrichit à chaque édition

Prêt à remplir votre prochain souper ?

Benevoo gère les inscriptions, encaisse en ligne, récolte vos questions et relance vos participants. Une seule plateforme suisse, pensée par des organisateurs de terrain.

Voir les tarifs Nous contacter