Ein Benefizessen organisieren: Anmeldungen und Online-Zahlung

Schluss mit Listen auf dem Tresen und Angemeldeten, die nicht kommen: die Methode für ein Essen, das sich von selbst füllt und bezahlt.

7 Min. Lesezeit

Benefizessen, Festessen, Raclette-Abend: solche Anlässe halten die lokalen Vereine am Leben, doch ihre Organisation läuft oft über ein Heft und ein paar Anrufe. So verwalten Sie Anmeldungen und Zahlungen von A bis Z, ohne Ihre Abende zu opfern.

Öffnen Sie die Anmeldungen online

Der Flyer mit einer Telefonnummer ist die Garantie für Anrufe um 20 Uhr mitten im Essen, für SMS und Nachrichten zu jeder Zeit. Und dafür, alles von Hand nachzuzählen.

Lassen Sie Ihre Teilnehmer sich lieber selbst anmelden, vom Sofa aus, zur Zeit, die ihnen passt.

Mit Benevoo

Ein QR-Code auf dem Flyer oder ein Link in Ihren Netzwerken genügt
Einzel- oder Gruppenanmeldung in wenigen Sekunden
Die Platzanzeige aktualisiert sich in Echtzeit und schliesst automatisch, wenn alles voll ist

Die Anmeldungen zu Aktivitäten ansehen

Kassieren Sie schon bei der Anmeldung

Jedes Jahr kommen Angemeldete nicht, und das sind ebenso viele umsonst bestellte Essen. Die Zahlung im Voraus ändert alles: der Platz ist schon bei der Anmeldung bezahlt.

Und weil die Leute bereits bezahlt haben, kommen sie viel eher. Ihre Einnahmen sind gesichert, egal wie das Wetter am grossen Tag ist.

Mit Benevoo

Zahlung per TWINT oder Karte, kassiert schon bei der Anmeldung
Kein Verlust bei Abwesenheit: Sie sind bereits bezahlt
Eine Finanzübersicht verfolgt Ihre Einnahmen in Echtzeit
Wenn Sie es erlauben, kann die Person auch vor Ort bezahlen
Eine Spende wird mit einem Klick zum Betrag hinzugefügt

Stellen Sie die richtigen Fragen

Wie viele Desserts bestellen? Wie viele vegetarische Menüs? Ohne die Information bestellen Sie auf gut Glück, und Sie werfen weg oder es fehlt.

Wenn Sie Ihre Fragen direkt ins Formular stellen, wissen Sie genau, was einzuplanen ist, noch vor dem ersten Gang.

Mit Benevoo

Fügen Sie Ihre eigenen Fragen zum Formular hinzu (Dessert, Ernährung, T-Shirt-Grösse...)
Eine automatische Zusammenfassung der Antworten, mit Prozentwerten
Jede Person einer Gruppe kann einzeln antworten

Setzen Sie Ihre Gäste an den Tisch

Ab ein paar Tischen bedeutet freie Platzwahl getrennte Familien und verlorene Plätze. Eine im Voraus vorbereitete Sitzordnung macht den ganzen Beginn des Abends flüssiger.

Zeichnen Sie Ihren Saal und lassen Sie dann Benevoo die angemeldeten Gruppen platzieren. Wenn Sie möchten, wählen Ihre Gäste ihren Platz bei der Anmeldung selbst.

Mit Benevoo

Ihr Saal gezeichnet: runde oder lange Tische, Bühne, Bar
Automatische Platzierung, Familien und Gruppen bleiben zusammen
Ihre Gäste können ihren Platz auch bei der Anmeldung wählen
PDF «Wer sitzt an welchem Tisch» für den Empfang

Den Ratgeber zur Sitzordnung lesen

Verfolgen Sie die Anmeldungen in Echtzeit

Am grossen Tag fragt niemand mehr « wo ist die Liste? ». Alle Anmeldungen sind am selben Ort, von jedem Gerät aus erreichbar.

Sie sehen, wer sich angemeldet hat, wie viele Plätze bleiben, und Sie können selbst eine Anmeldung in letzter Minute hinzufügen.

Mit Benevoo

Liste der Angemeldeten in Echtzeit, auf Handy wie auf Computer
Fügen Sie bei Bedarf eine Person von Hand hinzu, legen Sie eine Frist und ein Mindestalter fest
Export als Excel und PDF mit einem Klick
Am Anlasstag wird das QR-Ticket jeder angemeldeten Person am Eingang gescannt

Füllen Sie die nächste Ausgabe mit einer E-Mail

Ihr Essen hat dieses Jahr hundertzwanzig Personen versammelt? Fangen Sie nächstes Jahr nicht bei null an. Die Teilnehmer, die einem erneuten Kontakt zugestimmt haben, sind Ihre beste Kartei.

Eine E-Mail, und Ihr Anlass ist halb voll, noch bevor Sie einen Flyer aufgehängt haben.

Mit Benevoo

Verwenden Sie die Teilnehmerliste des Vorjahres wieder
Verschicken Sie eine Werbe-E-Mail mit wenigen Klicks
Ihre Kontaktbasis wächst mit jeder Ausgabe

Bereit, Ihr nächstes Essen zu füllen?

Benevoo verwaltet die Anmeldungen, kassiert online, sammelt Ihre Fragen und erinnert Ihre Teilnehmer. Eine einzige Schweizer Plattform, gedacht von Organisatoren aus der Praxis.

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