Die Sitzordnung für ein Abendessen erstellen: die Methode

Schluss mit dem am Vorabend hingekritzelten Plan und getrennten Familien: die Methode, um alle hinzusetzen, und zwar gut.

7 Min. Lesezeit

Benefizessen, Festessen, Galaabend: Sobald die Gäste mehr als ein paar Tische füllen, wird die Sitzordnung zum echten Kopfzerbrechen. Wer sitzt neben wem, wie viele Tische stellen, wie findet man bei der Ankunft seinen Platz? So bereiten Sie sie Schritt für Schritt vor, ohne die Nacht daran zu sitzen.

Zählen Sie Ihre Gäste, Gruppe für Gruppe

Eine Sitzordnung baut man nicht mit einer Gesamtzahl, sondern mit Gruppen. Eine vierköpfige Familie, ein Verein mit acht Personen, ein Paar: Das bestimmt die Form jedes Tisches.

Bitten Sie die Leute deshalb, sich gemeinsam als Gruppe anzumelden statt jede Person für sich. So wissen Sie von Anfang an, wer mit wem sitzen möchte.

Mit Benevoo

Einzel- oder Gruppenanmeldung: Jede Gruppe kommt bereits zusammengestellt
Die Zahl der zu platzierenden Personen wird automatisch berechnet, Gruppen und Einzelpersonen

Zeichnen Sie Ihren Saal, wie er ist

Der beste Plan der Welt nützt nichts, wenn er nicht zum Saal passt. Halten Sie fest, was sich nicht bewegt: Bühne, Bar, Eingänge, dann das Mobiliar, das Sie wirklich haben.

Runde oder lange Tische, Stuhlreihen: Notieren Sie, wie viele Plätze jeder Tisch hat. Diese Zahl entscheidet, ob Ihre Gruppen Platz finden oder nicht.

Mit Benevoo

Runde oder lange Tische, Stuhlreihen, Bühne, Bar und Dekor
Anzahl Plätze für jeden Tisch einstellbar
Der echte Plan Ihres Saals als Hintergrundbild, um darüber zu zeichnen

Prüfen Sie, ob alle Platz haben

Bevor Sie jemanden platzieren, vergleichen Sie zwei Zahlen: die gezeichneten Plätze und die zu platzierenden Personen. Fehlen Plätze, erfahren Sie es besser jetzt als am Abend selbst.

Planen Sie auch etwas Reserve ein: Ein halb leerer Tisch ist besser als eine Gruppe, die in letzter Minute getrennt wird.

Mit Benevoo

«Der Saal in Zahlen» vergleicht die gezeichneten Plätze mit den zu platzierenden Personen
«Saal ergänzen» berechnet die fehlenden Tische und stellt sie mit einem Klick auf

Platzieren Sie die Gruppen, dann passen Sie an

Hundert Personen von Hand zu platzieren, bedeutet einen Abend voller Kopfzerbrechen: Man verschiebt eine Familie, dann eine andere, und alles beginnt von vorn. Beginnen Sie mit einer automatischen Verteilung und behalten Sie die Kontrolle für Sonderfälle.

Die Anpassungen erfolgen dann einzeln: zwei befreundete Familien näher zusammenbringen, einen Tisch von der Musikanlage weg rücken, einen Platz beim Ausgang frei lassen.

Mit Benevoo

Automatische Platzierung mit einem Klick, Familien und Gruppen bleiben zusammen
Eine Gruppe oder eine Person per Ziehen und Ablegen an einen anderen Tisch verschieben
Hinweise angezeigt: Personen ohne Platz, getrennte Gruppen, leere Tische

Die Anmeldungen zu Aktivitäten ansehen

Lassen Sie Ihre Gäste ihren Platz wählen

Bei einem Galaessen oder einem Abend mit Programm wählen die Gäste gern selbst, wo sie sitzen. Ihnen diese Wahl zu lassen, erspart Ihnen auch Anfragen in letzter Minute.

Das Prinzip ist das des Kinos: Alle sehen die freien Plätze und nehmen ihre bei der Anmeldung. Sie behalten die Kontrolle über den Plan.

Mit Benevoo

Freie Plätze in Grün, belegte in Rot, schon bei der Anmeldung
Ein reservierter Platz kann von niemandem sonst mehr gewählt werden
Plan nachträglich geändert? Benevoo listet die zu informierenden Personen auf

Drucken Sie und empfangen Sie am Anlasstag

Am Abend ist der Empfang der hektischste Moment. Alle Gäste müssen ihren Tisch in wenigen Sekunden finden, ohne dass Sie in einer Liste suchen müssen.

Hängen Sie den Plan am Eingang auf, halten Sie die Liste «Wer sitzt an welchem Tisch» bereit und sehen Sie eine Person am Empfang vor, die die Gäste leitet.

Mit Benevoo

PDF des farbigen Plans, Liste «Wer sitzt an welchem Tisch» und alphabetische Liste
Empfang der Gäste: Namen eintippen, der Tisch erscheint gross
Mit dem Ticketing zeigt der Ticket-Scan am Eingang den Tisch des Gastes an

Bereit für Ihre nächste Sitzordnung?

Benevoo verwaltet die Anmeldungen, platziert Ihre Gäste, lässt alle ihren Platz wählen und hilft Ihnen beim Empfang am Anlasstag. Eine einzige Schweizer Plattform, entwickelt von Organisatoren aus der Praxis.

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