Den Einsatzplan der Helfer erstellen, ohne die Nacht durchzumachen

Vom Sammeln der Verfügbarkeiten bis zur Verteilung der Schichten: die komplette Methode für einen fairen und schnellen Einsatzplan.

9 Min. Lesezeit

Zwanzig, fünfzig oder hundert Helfer auf Dutzende Schichten verteilen, dabei die Verfügbarkeiten jedes Einzelnen beachten und niemanden benachteiligen: das ist eine der undankbarsten Aufgaben der Organisation. So erstellen Sie einen klaren und fairen Einsatzplan, Schritt für Schritt, in wenigen Minuten statt an mehreren Abenden.

Legen Sie die Struktur fest: Kategorien und Zeitfenster

Ein guter Einsatzplan beginnt mit einer klaren Struktur. Listen Sie Ihre Posten auf (Bar, Küche, Eingang, Sicherheit...) und teilen Sie jeden Tag in Zeitfenster ein. Legen Sie für jedes Zeitfenster fest, wie viele Personen nötig sind: das ist Ihr echter Bedarf.

Je genauer die Struktur, desto einfacher der Rest. Ein vages Zeitfenster (« jemand an der Bar am Samstag ») wird am grossen Tag schnell zur Lücke.

Mit Benevoo

Erstellen Sie Ihre Kategorien mit Farbe und Symbol auf einem visuellen Raster
Ziehen Sie Ihre Zeitfenster im Takt von fünfzehn Minuten auf, per Ziehen und Ablegen
Legen Sie den nötigen Personalbestand pro Zeitfenster fest, zwei an der Bar, sechs in der Küche...

Sammeln Sie die Verfügbarkeiten jedes Einzelnen

Bevor Sie jemanden einteilen, müssen Sie wissen, wer wann kann. Verfügbarkeiten per Telefon oder in einer Gruppenunterhaltung einzuholen, ist der beste Weg, um Tage zu verlieren und Antworten zu vergessen.

Ideal ist ein kurzer Fragebogen, den jeder allein in zwei Minuten ausfüllt.

Mit Benevoo

Verschicken Sie den Fragebogen per WhatsApp, mit automatischem SMS-Ersatz für alle ohne WhatsApp
Jeder hakt seine Verfügbarkeiten nach Zeitraum oder genauer Zeitspanne ab, ohne Konto
Sie sehen die Antworten eintreffen und erinnern Nachzügler mit einem Klick
Bewerbungsmodus: Jede Anmeldung wartet auf Ihre Zustimmung

Legen Sie Ihre Regeln und Vorgaben fest

Jedes Komitee hat seine Vorgaben: nicht mehr als acht Stunden pro Person, eine Ruhezeit zwischen zwei Schichten, diese Person nie mit jener zusammen, einen Posten den Volljährigen vorbehalten. Auf einem Zettel notiert, gehen diese Regeln verloren oder widersprechen sich.

Einmal sauber erfasst, gelten sie automatisch und ersparen Ihnen Fehler und Spannungen.

Mit Benevoo

Sechsunddreissig Regeltypen: maximale Stunden, Mindestruhezeit, erlaubte Tage, Ausschlüsse...
Unverträgliche Personen, untrennbare Duos, Pflicht-Tags pro Posten (Führerschein, volljährig...)
Widersprüche zwischen Regeln werden vor der Erzeugung erkannt und erklärt
Ausgeglichene Schlussdienste: Es schliessen nicht immer dieselben

Erzeugen Sie den Einsatzplan automatisch

Das ist der Kern der Sache. Jede Person von Hand einzuteilen und dabei alle Vorgaben zu beachten, ist stundenlanges Kopfzerbrechen. Ein Rechenkern erledigt das in einem Zug, ohne eine Regel zu vergessen.

Und vor allem gleicht er die Last aus: niemand landet bei acht Stunden, während ein anderer nur zwei macht.

Mit Benevoo

Der Plan füllt sich mit einem Klick, nach den Verfügbarkeiten und Ihren zu 100 % beachteten Regeln
Die Stunden werden zwischen den Mitgliedern ausgeglichen, für eine rechnerisch belegte Fairness
Das Ergebnis bleibt ganz das Ihre und danach anpassbar

Den Einsatzplan im Detail ansehen

Passen Sie an und ergänzen Sie, ohne alles umzuwerfen

Ein Einsatzplan ist nie in Stein gemeisselt. Eine Absage in letzter Minute, eine zusätzliche Hilfe, ein Wunsch: Sie müssen nachbessern können, ohne von vorne zu beginnen.

Und wenn nachträglich neue Verfügbarkeiten eintreffen, müssen Sie die Lücken füllen können, ohne das bereits Festgelegte zu überschreiben.

Mit Benevoo

Verschieben Sie ein Mitglied per Ziehen und Ablegen, die Stundenzähler folgen sofort
Ergänzen Sie den Plan mit den neuen Antworten, ohne das Bestehende zu überschreiben

Verteilen Sie die persönlichen Einsatzpläne

Der Plan steht: jetzt muss noch jeder wissen, wann er kommt. Den ganzen Plan an alle zu schicken, ist unübersichtlich und fehleranfällig. Jeder will nur seine Schichten sehen.

Eine Erinnerung vor dem grossen Tag verhindert Vergessenes, ohne dass Sie jemandem nachlaufen müssen.

Mit Benevoo

Jedes Mitglied erhält nur seine Schichten per WhatsApp, mit SMS-Ersatz
Ein Link zum vollständigen Plan, immer aktuell, auch nach Ihren Anpassungen
Die Nachverfolgung zeigt, wer erhalten und wer gelesen hat und wen Sie erinnern sollten
Verhindert? Die Mitglieder tauschen ihre Zeitfenster untereinander, mit dem Einverständnis beider

Verfolgen Sie die Stunden und behalten Sie eine Spur

Nach dem Anlass will das Komitee oft wissen, wer was gemacht hat und wie viele Stunden. Von Hand nachzuzählen ist mühsam und sorgt für Streit.

Eine automatische Abrechnung würdigt Ihre treuen Helfer und erleichtert die Organisation im Folgejahr.

Mit Benevoo

Die geleisteten Stunden werden automatisch berechnet, pro Mitglied und pro Kategorie
Exportieren Sie den Plan und die Stundenabrechnung als PDF für das Komitee
Die Historie wird von Jahr zu Jahr aufbewahrt

Bereit, Ihren Einsatzplan in wenigen Minuten zu erstellen?

Benevoo sammelt die Verfügbarkeiten, wendet Ihre Regeln an, erzeugt einen fairen Einsatzplan und verteilt ihn an alle. Eine einzige Schweizer Plattform, gedacht von Organisatoren aus der Praxis.

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