Wie Sie die Helfer für ein Dorffest organisieren

Halten Sie zuerst fest, was abgedeckt werden muss. Bar, Küche, Kasse, Sicherheit, Aufbau, Abbau: Jeder Posten entspricht einer Kategorie. Teilen Sie den Anlass für jede Kategorie in Zeitfenster ein, zum Beispiel die Bar von 10 bis 14 Uhr, dann von 14 bis 18 Uhr.

Eine Liste auf Papier oder eine Excel-Datei genügt am Anfang, wird aber schnell unübersichtlich, sobald es mehrere Tage, Dutzende Zeitfenster, Korrekturen und immer neue Versionen gibt.

Die Rechnung ist einfach, aber schnell schwindelerregend: Multiplizieren Sie die Zahl der Posten mit der Zahl der Zeitfenster. Zehn Posten, vier Tage, fünf Zeitfenster pro Tag, und schon haben Sie zweihundert Schichten zu besetzen.

Der richtige Ansatz ist, Zeitfenster für Zeitfenster zu denken: Wie viele Personen braucht es an jedem Posten, zu jeder Stunde? Diese Zahl sagt Ihnen, wie viele Sie rekrutieren müssen und wo es eng wird.

Mundpropaganda, ein Beitrag in den sozialen Medien, ein Flyer am Stand: An Kanälen fehlt es nicht. Das eigentliche Problem ist, die Antworten zu bündeln. Wenn jede Anmeldung über einen Anruf, eine SMS oder eine private Nachricht läuft, werden Sie zum Nadelöhr Ihres eigenen Anlasses.

Am einfachsten ist es, Ihre Helfer sich selbst anmelden zu lassen, wann sie wollen, ohne den Umweg über Sie.

Nicht alle können zu jeder Stunde da sein. Bevor Sie den Einsatzplan erstellen, müssen Sie wissen, wer wann verfügbar ist. Die Frage in einer Gruppenunterhaltung zu stellen, endet oft in siebenundvierzig Nachrichten ohne klare Antwort.

Besser ist ein kurzer Fragebogen, den jeder für sich in zwei Minuten ausfüllt.

Jetzt kommt der heikle Moment: jede Person einem Zeitfenster zuteilen. Man muss die Verfügbarkeiten beachten, nicht immer dieselben in die schlechtesten Schichten stecken, niemanden verärgern und manchmal zwei Charaktere trennen oder ein Duo zusammen lassen.

Von Hand gemacht sind das Stunden Kopfzerbrechen, und die kleinste Änderung in letzter Minute lässt alles von vorne beginnen.

Ein Einsatzplan ist nur etwas wert, wenn jeder weiss, wann er arbeitet, und sich am Tag daran erinnert. Verteilen Sie jedem Helfer seine Zeitfenster und planen Sie eine Erinnerung vor dem Anlass ein.

Ohne Erinnerung vergisst immer jemand seine Schicht. Mit manuellem Nachhaken sind es Sie, der die Abende dafür opfert.

Der grosse Tag ist da. Die Frage ist nicht mehr, wer kommen sollte, sondern wer wirklich da ist. Mit einem bereits veralteten Ausdruck herumzurennen, hilft niemandem.

Live zu wissen, wo Personen fehlen, heisst reagieren zu können, bevor es klemmt.

Der Anlass ist vorbei, doch zwei Dinge zählen noch: das Engagement jedes Einzelnen anerkennen und schon das nächste Jahr vorbereiten.

Ihre Helfer sind Ihre wertvollste Ressource. Ihnen leicht zu danken und sie wieder zu kontaktieren, macht von einer Austragung zur nächsten den Unterschied.